Esthevia est le carnet de tournée des esthéticiennes qui travaillent au domicile de leurs clientes. Chaque rendez vous porte son prix, sa durée, son temps de trajet, son acompte et ses conditions d’annulation, écrits noir sur crème, avant que vous ne preniez la route.
C’est le temps réellement mobilisé par un soin d’une heure à domicile, une fois comptés le trajet aller retour de 24 kilomètres, l’installation de la table et le rangement de la mallette. Esthevia le compte à votre place, sur chaque créneau.
Un message reçu la veille au soir ne supprime pas seulement un soin. Il supprime une place dans une tournée déjà construite, un trajet déjà calculé et souvent la demi journée entière, parce qu’aucune cliente ne se libère à vingt heures pour un créneau du lendemain matin.
55 euros perdus
Un soin du visage facturé 55 euros au domicile de la cliente représente le prix moyen constaté sur les agendas d’esthétique mobile. Trois annulations tardives par mois retirent 165 euros du chiffre d’affaires, sans qu’aucune charge ne baisse en face. La table a été chargée, la voiture a été préparée, les consommables ont été sortis.
24 km déjà engagés
Le déplacement moyen aller retour d’une intervention à domicile tourne autour de 24 kilomètres en zone périurbaine, davantage en secteur rural. Carburant, usure et surtout temps de conduite ne sont facturés nulle part quand le rendez vous saute. Sur une demi journée à trois adresses, une annulation au milieu crée un trou impossible à combler et deux trajets à vide.
0 preuve en cas de litige
Une cliente conteste une épilation, une réaction cutanée apparaît le lendemain, un forfait de six séances n’a pas le même solde des deux côtés. Si la fiche de soin dort dans un agenda papier au fond du sac et si aucun consentement n’a été signé avant la première prestation, vous n’avez rien à présenter, ni à la cliente, ni à votre assureur en responsabilité civile professionnelle.
L’addition tenue sur un trimestre : neuf annulations de moins de vingt quatre heures, deux impayés qui traînent depuis six semaines, quatre après midi où le prix demandé ne couvrait pas les kilomètres. Aucune de ces pertes n’apparaît dans un carnet papier, parce qu’un carnet papier n’enregistre que ce qui a eu lieu.
Esthevia ne remplace pas votre métier, il tient la partie administrative de la tournée entre deux adresses. Quatre moments sont verrouillés, toujours dans le même ordre, pour que rien ne repose sur votre mémoire de fin de journée.
Dès que le créneau est posé, la cliente reçoit un récapitulatif complet : prestations retenues, durée réelle sur place, prix total, montant du déplacement, moyens de règlement acceptés et conditions d’annulation. Ce document reprend l’information précontractuelle attendue pour une prestation vendue à distance et rappelle, quand il s’applique, le délai de rétractation de quatorze jours.
L’adresse, l’étage et le code d’entrée sont vérifiés dans le même message.Esthevia additionne le temps de trajet entre chaque adresse, le temps d’installation de la table, le coût des consommables et l’encaissement attendu. Si l’après midi tombe sous votre seuil, l’alerte apparaît avant validation, avec le montant plancher à demander ou le créneau à décaler d’un quart d’heure pour regrouper deux adresses du même quartier.
Le calcul se refait tout seul quand une cliente déplace son rendez vous.Dans un immeuble ancien ou un hameau mal couvert, l’application continue de fonctionner. Vous notez les produits utilisés, la zone traitée, la réaction observée, vous ajoutez les photos avant et après si la cliente les a acceptées par écrit. Tout remonte dès que le téléphone retrouve du réseau, sans double saisie le soir.
Le consentement écrit est recueilli une fois, puis archivé avec la fiche.La cliente reçoit son reçu ou sa facture numérotée, les conseils d’entretien liés à la prestation réalisée et, selon son rythme habituel, la proposition du créneau suivant. Si le règlement n’arrive pas, la relance se déclenche au bout du délai que vous avez fixé, et l’impayé reste visible sur sa fiche avant toute nouvelle réservation.
Les annulations répétées apparaissent au moment de reposer un créneau.Huit fonctions, écrites pour une praticienne qui conduit, porte sa mallette et n’a pas trente minutes le soir pour recopier sa journée dans un tableur.
Chaque créneau réserve le temps du soin, le temps de route depuis l’adresse précédente et les quinze minutes d’installation et de rangement. L’agenda refuse les enchaînements impossibles au lieu de vous les laisser découvrir dans la voiture.
Le message envoyé à la cliente porte le détail des prestations, le prix, la durée sur place et le délai au delà duquel l’annulation est facturée. Vous fixez ce délai une fois, il s’applique ensuite à toutes les réservations.
À la prise de rendez vous, Esthevia demande la somme que vous avez définie, souvent trente pour cent du montant, via l’outil d’encaissement que vous utilisez déjà. La qualification de la somme, arrhes ou acompte, est écrite dans la confirmation pour éviter toute ambiguïté.
Historique des prestations, produits employés, contre indications déclarées, allergies signalées et photos autorisées restent consultables sans connexion. La saisie faite chez la cliente se synchronise ensuite toute seule.
Kilomètres, minutes de conduite, consommables et encaissement attendu sont additionnés pour chaque bloc de matin ou d’après midi. Vous voyez la marge horaire réelle, pas seulement la somme des prestations affichées.
Chaque fiche cliente porte son compteur d’annulations tardives, de retards de plus d’un quart d’heure et de règlements en attente. L’information apparaît au moment où vous posez un nouveau créneau, pas trois jours après.
Une adresse jamais visitée est signalée comme telle, avec la possibilité d’ajouter une note privée sur le stationnement, l’étage, l’ascenseur ou l’ambiance du lieu. Cette note ne quitte jamais votre compte et n’apparaît sur aucun document envoyé.
Une cliente qui vient toutes les quatre semaines pour une épilation et tous les trois mois pour un soin du visage reçoit deux propositions distinctes, calées sur ses habitudes réelles. Vous validez avant chaque envoi.
Entre le moment où vous déployez la table et celui où vous repliez la housse, vous n’avez ni clavier, ni imprimante, ni classeur. Esthevia se pilote au pouce, sur un téléphone posé à côté du plateau, en quelques appuis : ouvrir la fiche, cocher les prestations réalisées, signer le consentement, valider le règlement reçu.
Le reste, reçu, conseils d’entretien, mise à jour du solde de forfait et proposition de créneau suivant, part sans que vous ayez à y penser une fois la porte refermée.
Les fonctions décrites plus haut n’ont d’intérêt que si elles changent la fin du mois. Voici ce que les praticiennes équipées constatent sur leurs six premières semaines.
Les fiches remplies chez la cliente ne sont plus recopiées le soir. Les reçus partent seuls. Le récapitulatif de fin de semaine remplace la séance de tableur du dimanche après midi.
Quand l’acompte est demandé à la réservation et que le délai d’annulation figure noir sur blanc dans la confirmation, la cliente prévient plus tôt ou assume le créneau réservé. Le reste est facturé sans discussion.
Le regroupement des rendez vous par quartier resserre les demi journées. Sur quatre tournées hebdomadaires, cela représente en moyenne une heure de conduite non facturée qui disparaît de votre semaine.
Les relances calées sur le rythme de chaque cliente régulière remplissent l’agenda plus tôt. Vous voyez venir les creux de milieu de mois pendant qu’il est encore temps de proposer un créneau.
Les instruments rangés sous élastique, les flacons alignés, le carnet ouvert à la bonne page : vous avez déjà ces réflexes pour votre matériel. Esthevia applique exactement la même discipline à ce qui se passe autour du soin, c’est à dire à la partie qui décide si votre mois est correct ou juste rempli.
Vos numéros de facture se suivent sans trou, vos consommables sont valorisés au bon prix, vos justificatifs sont exportables au format attendu par votre comptable ou par le service des impôts. Le registre des traitements et les durées de conservation sont déjà rédigés, prêts à être présentés.
Prix moyen d’un soin réalisé au domicile de la cliente, déplacement compris.
Temps réellement mobilisé par un rendez vous d’une heure, trajet et installation inclus.
Montant d’acompte le plus souvent retenu par les praticiennes équipées.
Conservation des fiches de soin et des consentements après la dernière prestation.
Trois esthéticiennes à domicile, trois secteurs, trois façons de travailler. Ce qu’elles ont changé en premier n’est pas le même, ce qu’elles ont récupéré non plus.
« J’avais deux ou trois annulations la veille au soir chaque mois, toujours les mêmes clientes. Depuis que la confirmation part avec le délai d’annulation écrit et un acompte de trente pour cent, je n’en ai plus eu qu’une en quatre mois, et elle m’a prévenue trois jours avant. Ce n’est pas l’argent de l’acompte qui change tout, c’est le fait que ce soit écrit. »
« Je faisais mes mardis après midi en allant d’un bout à l’autre de l’agglomération. Le calcul par demi journée m’a montré que je conduisais soixante dix minutes pour trois soins. J’ai regroupé par quartier, j’ai décalé deux clientes d’une semaine, et le même après midi me rapporte aujourd’hui vingt sept euros de plus pour une heure de route en moins. »
« Une cliente a contesté une épilation trois semaines après la séance. J’ai sorti sa fiche, le produit utilisé, la zone, la note du jour et son consentement signé avant la première visite. La discussion a duré deux minutes. Avant, j’aurais cherché dans un agenda papier de l’année précédente. »
Un seul compte, une seule praticienne, aucun engagement de durée. Les prix sont indiqués hors taxes et par mois. La souscription se fait après un échange, jamais par un paiement en ligne.
19 euros HT par mois
Pour la praticienne qui travaille seule, entre cinq et douze rendez vous par semaine, et qui veut d’abord arrêter les annulations tardives et les fiches perdues.
35 euros HT par mois
Pour la praticienne à temps plein qui enchaîne deux à quatre adresses par demi journée et qui veut savoir avant de démarrer sa voiture si l’après midi paie réellement son temps.
49 euros HT par mois
Pour la praticienne installée qui vit d’une clientèle régulière, gère des forfaits de plusieurs séances et veut piloter son remplissage plusieurs semaines à l’avance.
Les trois formules incluent la reprise de vos rendez vous déjà posés, l’assistance par courrier électronique et l’export complet de vos données au format tableur. Le changement de formule prend effet le mois suivant, sans frais.
Ce sont les huit questions revenues le plus souvent lors des échanges avec des praticiennes mobiles, en ville comme en secteur rural.
Oui. Esthevia génère la demande de versement et la relie au rendez vous, puis vous encaissez avec le moyen que vous utilisez déjà : virement, application de paiement entre particuliers professionnalisée, ou lien envoyé par votre solution d’encaissement si vous en avez une. Le logiciel ne touche jamais aux fonds et ne prend aucune commission. Il enregistre simplement le montant reçu, la date et le solde restant dû, et il le rappelle sur la confirmation comme sur le reçu final.
La différence est décisive et beaucoup de praticiennes l’ignorent. En cas d’arrhes, la cliente peut se dédire en abandonnant la somme versée, et vous pouvez vous dédire en lui restituant le double. En cas d’acompte, l’engagement est ferme des deux côtés et l’exécution peut être exigée. En droit de la consommation, les sommes versées d’avance sont présumées être des arrhes si le contrat ne dit rien. Esthevia vous fait choisir la qualification une fois pour toutes et l’écrit dans chaque confirmation, ce qui supprime la discussion au moment du litige.
Vous pouvez prévoir des conditions d’annulation, à condition qu’elles aient été portées à la connaissance de la cliente avant la réservation et qu’elles restent proportionnées. C’est exactement le rôle de la confirmation écrite envoyée par Esthevia : elle horodate l’information précontractuelle et la conserve. Attention toutefois au droit de rétractation de quatorze jours lorsque le rendez vous est pris à distance, par téléphone ou par message : il s’applique tant que la prestation n’a pas été exécutée et que la cliente n’a pas demandé expressément son exécution avant la fin du délai. Esthevia insère cette mention automatiquement quand elle est nécessaire.
Oui, c’est une condition de départ du produit. L’agenda du jour, les fiches des clientes prévues, les consentements et les modèles de reçu sont téléchargés sur le téléphone avant la tournée. Vous pouvez consulter, modifier, photographier et faire signer sans aucune connexion. La synchronisation se fait au retour du réseau, y compris depuis la voiture, et le système signale toute fiche non encore remontée pour qu’aucune saisie ne se perde entre deux adresses.
Les données que vous notez sur une fiche de soin sont sensibles : état de la peau, allergies, contre indications, parfois traitements en cours. Esthevia recueille le consentement écrit de la cliente avant la première prestation, distingue le consentement au soin de celui donné pour les photographies, conserve la trace de la date et permet le retrait à tout moment. Les fiches sont chiffrées, conservées trois ans après la dernière prestation puis supprimées, et le registre des traitements correspondant est fourni prêt à l’emploi avec la formule Carnet de fidèles.
Vous renseignez une fois votre coût kilométrique, votre objectif de revenu horaire et le coût moyen de vos consommables par type de prestation. Pour chaque bloc de matin ou d’après midi, Esthevia additionne les minutes de conduite entre les adresses, les quinze minutes d’installation et de rangement par intervention, le prix des consommables et le montant total attendu. Le résultat est affiché en euros par heure travaillée, temps de route compris, et comparé à votre objectif. Quand le bloc passe dessous, l’alerte indique le montant plancher qu’il faudrait demander.
Esthevia est conçu pour une activité de soins réalisés auprès d’une clientèle féminine et vos créneaux sont paramétrés dans ce cadre. Chaque adresse porte un statut de première visite, une note privée que vous seule voyez, et vous pouvez marquer un lieu comme à éviter : il ne vous sera plus proposé lors des prochaines réservations. Vous pouvez également partager en un appui l’adresse et l’heure de fin prévue avec un proche, sans quitter l’application.
Comptez une dizaine de jours ouvrés. Vous envoyez ce que vous avez, un tableur, un export de votre ancien agenda, ou même des photographies de votre carnet papier. Les fiches sont mises en forme, les doublons rapprochés, les rendez vous récurrents replacés, puis vous validez l’ensemble avant la bascule. Cette reprise est comprise dans la formule Carnet de fidèles et proposée en prestation ponctuelle pour les deux autres formules. Vos données restent exportables au format tableur à tout moment, y compris si vous décidez d’arrêter.
Le magazine d’Esthevia donne les règles françaises applicables aux prestations réalisées chez la cliente, les documents à tenir et les calculs qui décident si une demi journée vaut le déplacement.
guide pratique
Comment tenir la fiche de soin et le consentement écrit de chaque cliente à domicile ?
Ce qu’il faut noter après chaque prestation, ce que la cliente doit signer avant la première visite, et combien de temps conserver ces documents sans risque.
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Le délai de quatorze jours s’applique à certains rendez vous pris à distance, pas à tous. Voici les cas, les mentions à écrire et le moment où encaisser.
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Quelles erreurs de cadrage coûtent le plus cher en esthétique à domicile ?
Adresse non vérifiée, prix annoncé à l’oral, prestation ajoutée sur place, fiche remise à plus tard : six habitudes de terrain, leur coût réel et la phrase qui les arrête.
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Neuf articles publiés le 3 septembre 2026, sur les documents à tenir, les sommes à demander avant un créneau et la rentabilité réelle d’une demi journée.
Dites nous combien d’adresses vous faites par semaine, sur quel rayon, et ce qui vous coûte le plus cher aujourd’hui : les annulations, les impayés, les kilomètres ou les fiches introuvables. Nous vous montrons ensuite, sur vos propres créneaux, ce que le calcul de demi journée donnerait.
La démonstration dure trente minutes, se fait par téléphone ou en visioconférence, et se prépare à partir d’une semaine type que vous nous décrivez. Aucun paiement n’est demandé pendant cet échange.